Acel werkt intern met een digitale mappenstructuur. Met aparte mappen per werkdiscipline. Medewerkers schreven specifieke informatie niet altijd in de juiste mappen bij het desbetreffende project weg. Met mogelijke fouten in het vervolgtraject tot gevolg en zoekwerk voor medewerkers naar de gewenste project gerelateerde informatie. Dankzij de Innovatiesprint zijn de mappen opgeschoond en geherstructureerd.
Acel Installaties uit Doetinchem is totaalinstallateur binnen de nieuwbouw van woningen, appartementen, bedrijfshallen, utiliteitsgebouwen en service. Acel zet zwaar in op innovatieve verduurzaming van bedrijven, particulieren en scholen. Met een belangrijke rol voor de nazorg door service.
Groot belang
Roland Polman, adjunct-directeur: “Onze digitale mappenstructuur was niet goed op orde. Collega’s gingen nietsvermoedend aan de slag met mogelijk verkeerde data. Het belang hierin was groot. Heeft bijvoorbeeld Projecten haar mappen op orde? Dan profiteert onze Service daar uiteindelijk op enig moment ook van.
Kleine tijdsinvestering per medewerker
Monique Boekhorst was vanuit ALLO de procesbegeleider voor deze Innovatiesprint. Roland: “Samen hebben we onze digitale mappenstructuur opnieuw ingericht. Via een efficiënte Innovatiesprint in slechts 10 weken tijd. Per deelnemer vergde dit een uurtje per week. Het streven is dat elke discipline in een bijbehorend en opgeschoond mapje vindt wat zij nodig heeft.”
Relevante deelnemers Innovatiesprint
Alle medewerkers die vanuit hun functie met een specifieke map of mappen werken namen deel. Van Projecten tot en met Service. Elke deelnemer was verantwoordelijk voor zijn of haar mapje.” Innovatiesprint
“De verbeteracties kwamen rechtstreeks van de werkvloer”
Elke weeksessie binnen de Innovatiesprint had een afgeronde inhoud mét opdracht voor elke deelnemer. In de wetenschap dat zijn of haar opdracht in de sessie voor de week daarop ook écht uitgevoerd moest zijn.
Wat ging er goed tijdens de sprint?
Roland: “De afstand van procesbegeleider Monique tot onze organisatie helpt enorm. Ze was onafhankelijk, doortastend, bleef niet in details hangen en zette door. Elke mapje werd aan de verantwoordelijke medewerker toegewezen en elke discipline was in de Innovatiesprint aangehaakt.”
Wat zijn de geleerde lessen?
Roland: “Spreek bij de start van de Innovatiesprint ieders verwachte uitkomst naar elkaar uit. Van tekenaar tot directeur. Want elke medewerker kan vanuit zijn functie andere verwachtingen van de Innovatiesprint hebben. Zo voorkom je teleurstellingen achteraf.”
Wat zijn de vervolgstappen?
Roland: “We evalueren de opgeschoonde mappenstructuur elke drie maanden. Staat er opnieuw info in de verkeerde map? Dan spreken we de verantwoordelijke medewerker hierop aan. Dat past heel goed bij onze bedrijfscultuur.”
Tip voor bedrijven
- Maak elke medewerker gelijkwaardig in de Innovatiesprint.
- Spreek vooraf heel goed de wederzijdse verwachtingen naar elkaar uit.
- Deelname aan een Innovatiesprint vraagt veel van medewerkers, naast hun eigenlijke werk.
- Neem nieuwe medewerkers al vanaf dag één mee in de nieuwe werkwijze. Maak het vast onderdeel van het inwerkplan.
Bron impactverslag: Wij Techniek.
Bron foto: Acel Installaties.
